Ochrona sygnalistów

 

Zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928), poniżej przedstawiamy informacje dedykowane Sygnalistom, którzy zamierzają dokonać zgłoszenia zewnętrznego do organu publicznego, którym jest Wójt Gminy Łanięta.

 

Zgłoszenie może być dokonane pisemnie na adres do korespondencji: Urząd Gminy Łanięta, Witoldów 6A, 99-306 Łanięta z dopiskiem „Sygnalista – Zgłoszenie Zewnętrzne”.

Zgłoszenie może być dokonane również ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.

Zgodnie z wolą ustawodawcy, organ publiczny ma obowiązek przyjmować zgłoszenia zewnętrzne dokonane bez ujawnienia tożsamości Sygnalisty. Zgłoszenia anonimowe mogą zostać przekazane za pomocą zgłoszenia pisemnego na adres korespondencyjny jednostki pomocniczej obsługującej organ publiczny, jakim jest Wójt Gminy Łanięta, tj. Urząd Gminy Łanięta: Witoldów 6A, 99-306 Łanięta w zamkniętej kopercie z dopiskiem: ,,Zgłoszenie Sygnalisty zew. – nie otwierać”, z pominięciem danych nadawcy.

 

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Ochronie przewidzianej w procedurze oraz w ww. ustawie nie podlega Sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (działanie w złej wierze).

 

Na żądanie Sygnalisty organ wydaje - nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania - zaświadczenie, w którym potwierdza, że Sygnalista podlega ochronie przewidzianej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, o której mowa w rozdziale 2 przywołanej ustawy.

 

W przypadku wpłynięcia zgłoszenia o naruszeniu prawa, organ publiczny – Wójt Gminy Łanięta przy pomocy jednostki obsługującej organ – Urzędu Gminy Łanięta,  dokonuje wstępnej weryfikacji, która polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. W takim przypadku organ poinformuje o tym Sygnalistę.

Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa organ odstąpi od przekazania zgłoszenia zewnętrznego oraz poinformuje Sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, organ może poinformować Sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Organ pouczy Sygnalistę, iż przekazanie informacji, o której mowa powyżej nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania.

Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ rozpatruje zgłoszenie i podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych. 

Zarówno Wójt Gminy Łanięta, który przy pomocy Urzędu przekazuje zgłoszenie, jak i podmioty wskazane powyżej, odpowiedzialne za podejmowanie dalszych czynności na jego rzecz zapewniają, że wszelkie czynności związane ze zgłoszeniem zewnętrznym są zgodne z prawem, a w szczególności z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, a także są podejmowane z zachowaniem należytej staranności, uwzględniając przy tym zapewnienie poufności Sygnalisty oraz osoby, której to zgłoszenie dotyczy.

W przypadku przyjęcia zgłoszenia Organ potwierdza przyjęcie na podany przez Sygnalistę adres kontaktowy. Informacje przekazuje się nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że Sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo organ ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty.

W ramach postępowania, organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli Sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

Organ – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.

Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje Sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty. W przypadku nie podjęcia działań następczych w sytuacji opisanej powyżej organ odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

 

Organ przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. Ponadto sygnaliście przekazuje się również informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Informacja zwrotna zawiera przede wszystkim potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, informacje o etapie postępowania oraz ewentualne działania następcze podjęte w związku z przedmiotowym zgłoszeniem.

 

Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;

2) zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Ochrona poufności, o której mowa w pkt 2 powyżej, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez Sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez Sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - dalej: RODO lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych). Zgoda Sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed takim ujawnieniem danych osobowych Sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba, że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.

Organ, jakim jest Wójt Gminy Łanięta, zapewnia, że dostęp do danych osobowych Sygnalisty będą miały tylko i wyłącznie osoby upoważnione do podejmowania czynności związanych z obsługą zgłoszeń zewnętrznych, uprzednio wytypowane przez organ, na podstawie ich odpowiednich kwalifikacji, w tym wiedzy prawnej z zakresu ochrony danych osobowych.

Kanały komunikacji przyjęte na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych Sygnalistów, zapewniają, między innymi, kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem do nich osób nieupoważnionych.

 

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjmowaniem i procedowaniem zgłoszeń zewnętrznych jest Wójt Gminy Łanięta - jako organ wykonawczy Gminy, działający przy pomocy jednostki pomocniczej, którą jest Urząd Gminy Łanięta. Organ publiczny przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Organ przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba, że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych. Organ zbiera tylko dane niezbędne. Dane, które nie mają znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji
o źródle danych osobowych, chyba, że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości. Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

1) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości - art. 5 ust. 1 lit. a) RODO);

2) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu - art. 5 ust. 1 lit. b) RODO);

3) adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji - art. 5 ust. 1 lit. c) RODO);

4) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości - art. 5 ust. 1 lit. d) RODO);

5) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez

okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada ograniczenia przechowywania - art. 5 ust. 1 lit. e) RODO);

6) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności - art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).

 

Treść klauzuli informacyjnej przekazywanej w związku z przetwarzaniem danych osobowych w zakresie dokonywania zgłoszeń zewnętrznych na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów:

 

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z przepisów Rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 (dalej zwane: RODO), informujemy Panią/Pana o sposobie i celu, w jakim przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, a także o przysługujących Pani/Panu prawach, wynikających z regulacji o ochronie danych osobowych:

Działania następcze organu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej
w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych. Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje Sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty.

 

W stosunku do Sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej.
W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

Zakaz działań odwetowych dotyczy również:

a) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą (współpracownik lub osoba najbliższa Sygnaliście);

b) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej.

Osobom planującym dokonanie zgłoszenia zewnętrznego przysługuje prawo do poufnej porady prawnej – w ramach instytucji, do których mogą skierować zgłoszenie. Są to odpowiednie organy publiczne wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych (tutaj: Wójt Gminy Łanięta, czy Rzecznik Praw Obywatelskich (RPO)).

 

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności Sygnalisty, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, Sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

 

Organ zachęca przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

 

Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.

Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,

Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.

Informujemy, że są to dane ogólnodostępne do organu, jakim jest Rzecznik Praw Obywatelskich. Szczegółowe informacje dotyczące procedury przyjmowania zgłoszeń przez RPO, w tym dedykowane ku temu kanały, znajdziecie Państwo na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich https://bip.brpo.gov.pl/pl.

FORMULARZ ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO - FORMULARZ PDF      FORMULARZ DOC

 

ZGŁOSZENIE WEWNĘTRZNE NARUSZENIA PRAWA - FORMULARZ PDF     FORMULARZ DOC